Ce que fait cet addon
Une fois connecté, votre assistant vocal Noteefy peut, pendant un appel :
- Vérifier vos disponibilités réelles dans votre Google Calendar
- Proposer au client les prochains créneaux libres
- Créer le rendez-vous directement dans votre calendrier
- Modifier ou annuler le rendez-vous si le client le demande avant de raccrocher
Juste après la confirmation, le client reçoit aussi un SMS avec un lien vers une page où il peut consulter et annuler son rendez-vous lui-même, à tout moment jusqu'au jour du rendez-vous — sans avoir à vous rappeler.
Le rendez-vous apparaît dans votre calendrier comme n'importe quel autre événement — rien à faire de votre côté après la prise de rendez-vous.
Prérequis — un compte Google (Gmail ou Google Workspace) avec le calendrier que vous souhaitez utiliser, et un accès à votre espace admin Noteefy.
Étapes de configuration
1 Ajouter l'addon
Dans votre espace Noteefy, ouvrez la fiche de votre numéro, section Addons IA, puis ajoutez une nouvelle action de type Calendrier Google.
2 Connecter votre compte Google
Cliquez sur Connecter Google. Une fenêtre Google s'ouvre : authentifiez-vous avec le compte dont vous voulez utiliser le calendrier, puis autorisez l'accès demandé (lecture des disponibilités, création d'événements).
Nous ne voyons ni ne stockons jamais votre mot de passe Google — l'autorisation passe entièrement par la page de connexion officielle de Google.
3 Choisir le calendrier
Sélectionnez le calendrier à utiliser pour la prise de rendez-vous (par défaut, votre calendrier principal).
4 Choisir le type de rendez-vous
Dans les paramètres de l'addon, le champ Type de rendez-vous propose 3 options :
- Mixte (par défaut) — vos rendez-vous se déroulent tantôt dans vos locaux, tantôt chez le client. L'IA déduit du contexte de chaque appel lequel s'applique, comme elle le fait déjà aujourd'hui.
- Toujours sur place — vos clients viennent chez vous (salon, cabinet, boutique). Renseignez votre adresse dans le champ Adresse de votre établissement (obligatoire dans ce mode) : elle est communiquée automatiquement au client à la confirmation du rendez-vous.
- Toujours en déplacement — c'est vous qui vous déplacez chez le client (artisan, dépannage à domicile...). L'IA demande systématiquement l'adresse du client pendant l'appel, sans que vous ayez à configurer d'adresse.
5 Ajuster la durée et l'espacement des rendez-vous (facultatif)
Trois champs numériques, tous facultatifs — laissez-les vides pour garder les valeurs par défaut :
- Fenêtre de recherche — nombre de jours à l'avance dans lesquels l'IA cherche des créneaux (par défaut : 14 jours).
- Durée du rendez-vous — durée en minutes de chaque rendez-vous créé (par défaut : 60 minutes).
- Buffer entre rendez-vous — marge en minutes laissée libre avant et après chaque rendez-vous (par défaut : 0 minute).
⚠️ Important : bloquez vos horaires de fermeture
Par défaut, l'IA considère "libre" tout créneau sans rendez-vous existant — y compris la nuit ou le week-end si rien n'est prévu à ce moment-là dans votre calendrier.
Sans blocage, l'IA peut proposer un rendez-vous à 2h du matin si votre calendrier est vide à cette heure-là. Ce n'est pas un bug : elle ne fait que respecter les disponibilités telles qu'elles sont configurées.
La solution : un événement récurrent "Fermé"
Dans Google Calendar, créez un événement qui bloque vos horaires de fermeture, et répétez-le :
- Créez un nouvel événement, par exemple "Fermé"
- Réglez-le sur vos horaires de fermeture (ex : tous les jours de 18h00 à 9h00)
- Activez la répétition (Tous les jours, ou personnalisez par jour de la semaine)
- Ajoutez un événement séparé pour le week-end si vous êtes fermé (ex : du samedi 18h au lundi 9h)
Une fois cet événement créé, l'IA le traite comme n'importe quel rendez-vous existant et ne proposera plus jamais de créneau à ces horaires.
Avantage — vous gardez un contrôle total et flexible : horaires différents chaque jour, fermeture exceptionnelle un jour férié (ajoutez simplement un événement ce jour-là), tout se gère directement dans Google Calendar, sans repasser par Noteefy.
Votre cas n'est pas couvert ici ?
Quelques points à savoir :
- Un seul calendrier à la fois — l'addon utilise le calendrier sélectionné à l'étape 3, pas l'ensemble de vos calendriers Google
- Un rendez-vous par appel — l'IA ne crée qu'un seul rendez-vous par appel téléphonique
- Cal.com — si vous utilisez Cal.com plutôt que Google Calendar, un addon dédié existe (vos horaires y sont déjà gérés nativement)
Notre équipe peut vous accompagner pour la configuration. Contactez-nous :
- Via le chat (icône en bas à droite de cette page)
- Via notre formulaire de support : noteefy.zohodesk.com